IT As a service (ITaaS). Ventajas y desventajas

Muchas veces las empresas externalizan ciertos aspectos de su negocio contratando los servicios de entidades especializadas en busca de un ahorro de costes, una mejora de sus procesos, o simplemente para poder centrarse en sus estrategias empresariales.

El ITaaS se está convirtiendo en una opción elegida por muchas empresas para dejar la parte operativa tecnológica en manos de especialistas y profesionales subcontratados. 

Una buena estrategia para el ITaaS puede ser un movimiento inteligente que eleve a la empresa a una situación ideal de mayor productividad y competitividad. Sin embargo, también existen algunos riesgos asociados que puedan hacer que la subcontratación de los servicios de IT no sea beneficiosa para la empresa. 

En este artículo abordaremos la externalización de servicios IT, comentando cuáles son los principales beneficios que se obtienen y cuáles son los inconvenientes que puede ocasionar. 

¿Qué es ITaaS?

Cuando se contrata una empresa externa que cuenta con sus propios recursos e infraestructura para la ejecución de los procesos y tareas relacionadas con las tecnologías de la información, se está hablando de IT as a Service. 

El ITaaS puede abarcar desde la subcontratación externa para la gestión de toda el área TI de una empresa hasta la subcontratación de procesos concretos relacionados con TI, como pueden ser administración de sistemas, la atención al cliente, backups, infraestructura de hardware, etc. 

La externalización de servicios IT implica dejar en manos de una empresa especializada en servicios gestionados IT, todos los aspectos y necesidades IT de la organización. 

¿Cuáles son los beneficios del ITaaS?

Las empresas acuden al ITaaS debido a los beneficios que les otorga este sistema de negocio. La externalización de IT aporta unas ventajas relacionadas con: 

Reducción de costos. 

Quizás el principal motivo por lo que la mayoría de las empresas que acuden a la subcontratación de servicios IT se encuentra en la reducción costes económicos. Al encargarse una empresa externa del departamento o servicios IT se reducen costes principalmente en dos áreas: 

  • Reducción de costes laborales. La empresa proveedora de servicios IT cuenta con los profesionales cualificados para la gestión de IT, por lo que la empresa ahorra costes de personal en esta área (sueldo, cotizaciones, cursos de actualización y otros costes relacionados). 
  • Reducción de costes en infraestructuras. Muchos gastos relacionados con la inversión y mantenimiento en infraestructuras de IT serán reducidos debido a la colaboración con una empresa externa. 

Enfoque en el negocio 

El ITaaS permite a la empresa centrarse en el negocio y sus estrategias para generar valor y mantenerse en un nivel de alta competitividad. El ITaaS permite que la empresa sea más dinámica y flexible y pueda fijarse nuevas metas y objetivos. 

Incremento de la eficiencia.

Con una gestión competente de los servicios IT de una empresa se conseguirá una mayor eficacia en los procesos del negocio. Los recursos tecnológicos afectan a todas las áreas de la empresa por lo que una gestión eficiente de los mismos tendrá un impacto positivo en toda la organización. 

El proveedor de servicios IT tendrá acceso a lo último en tecnología (En la actualidad por ejemplo, inteligencia artificial o IoT) por lo que la empresa se beneficiará de esta circunstancia, que gestionando TI de forma interna difícilmente podría hacerlo. 

Con el ITaaS se produce una reducción de riesgos relacionados con la gestión de ITya que estos son asumidos por el proveedor de servicios, que los asume y administra. 

Asegurar el servicio continuado 

La gestión de IT se ha convertido en una parte fundamental de las empresas en la actualidad, generando una gran dependencia de las tecnologías para poder desarrollar su modelo de negocio. Un proveedor de servicios IT garantiza que el servicio disponga de alta disponibilidad y sea un servicio continuado, aportando soluciones ante incidencias y problemas que puedan interrumpirlo (protección ante desastres, alta disponibilidad, backup en la nube y otros servicios). 

¿Qué desventaja podría tener el ITaaS? 

Decidir que la gestión de TI se lleve a cabo de forma externa a la empresa podría acarrear una serie de inconvenientes que deben tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de contratar un IT as a Service

Problemas de personal 

El proveedor de servicios TI dispondrá del personal con la formación y experiencia en las distintas áreas de TI para poder realizar una gestión eficaz de la misma. Esta situación hace que la empresa que decide contratar los servicios no cuente con personal cualificado en nuevas tecnologías, lo que puede suponer un problema a largo plazo (fuga de talentos o dificultad si se quiere internalizar la gestión de TI, por ejemplo). 

La subcontratación de TI puede hacer que el personal se plantee si la empresa puede subcontratar otros servicios y si su puesto puede estar en riesgo.  

Exceso de dependencia externa 

El ITaaS podría provocar la pérdida del control de la gestión de la empresa, dejando en manos de terceros una de las áreas más importantes del negocio, como lo es el área de TI. A pesar de que se fijen unas condiciones sobre la administración de TI, siempre existe el riesgo de que el proveedor de servicios no logre administrar correctamente o con la eficiencia deseada, el área de TI 

Amenaza a la seguridad de los datos 

La información es uno de los activos más importantes para una empresa, por lo que es imprescindible seleccionar de forma adecuada el proveedor de servicios y añadir acuerdos de confidencialidad a los contratos de servicios para poder garantizar la seguridad de los datos (evitando robos, exposición de información y otras situaciones de riesgo con la información de la empresa). 

Costes ocultos 

En el contrato de servicios con el proveedor de TI se recogen aquellos servicios subcontratados y sus costes. Sin embargo, muchas veces se generan otros gastos asociados no recogidos en el servicio que suponen un coste extra y que pueden terminar con una desviación y por ende un impacto negativo en los beneficios del ITaaS, como es la reducción de costes. Por ejemplo, si el proveedor de TI se encuentra en otro país se puede generar un coste extra en llamadas telefónicas de soporte. 

Conclusiones.

En el mercado actual, por el constante avance e innovación en tecnologías de la comunicación, el departamento TI se ha convertido en el núcleo de cualquier empresa. Disponer de un servicio de TI eficiente puede ser una gran ventaja competitiva, por lo que la externalización del servicio acudiendo a una empresa especializada puede ser un gran movimiento que aporte grandes beneficios. 

A pesar de que son muchos los beneficios que se obtienen con IT as a Service (reducción de costes, disminución de riesgos e incremento de la eficiencia), la pérdida de control de un área vital y la amenaza sobre la seguridad de los datos, puede hacer que la externalización de TI no sea todo lo efectiva que se desearía. Por estos motivos es imprescindible que, en el momento de contratación de servicios externalizados, se asegure de seleccionar de forma adecuada al proveedor de ITaaS.

 

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